충청지역사업평가원(원장 이경미)은 8일 오후 충남대 백마홀에서 출연연 등 지원기관과 대학 관계자 450여명이 참석한 가운데 2차년도 과제협약을 위한 사업비 관리 시스템인 '실시간 통합연구비관리시스템(RCMS)'에 대해 소개하는 시간을 가졌다.

이날 자리에는 정부출연연과 기업, 대학 관계자들이 대거 참석해 입추의 여지가 없었으며, 사업비 정산의 어려움과 궁금증을 그대로 반영했다.

◆RCMS의 장점…증빙 간편하고 정산 시간 대폭 줄어

RCMS는 사업비 온라인 정산 시스템으로 기존의 정산 시스템보다 연구비의 투명한 사용과 효율적 관리가 가장 큰 장점이다.

기존에는 전담기관이 연구기관(수행기관)에 연구비를 일괄지급하면 연구기관에서 이를 사용하고 사후 정산보고를 하는 방식이었다. 이에 비해 RCMS는 전담기관이 RCMS에 연구비를 예치하고 연구기관이 전용카드를 사용해 지출하면 자동 증빙으로 연계돼 실시간 연구비를 지급받고 온라인으로 정산하는 방식이다.

이에 따라 수행기관이 직접 연구비 전용 인터넷 뱅킹, 신용카드, 전자증빙, 온라인 정산보고 등 사업비 집행과 정산의 편의성, 관리의 효율성, 집행의 투명성을 획기적으로 제고할 수 있는 장점이 있다. 무엇보다 여러 은행 및 카드사 등 금융기관 선택폭이 넓어지고 국세청과 연계해 연구비 집행 후 증빙서 발급과 보관이 수월해진다.

가장 큰 장점은 오프라인으로 연구비 정산보고서를 작성하기 위해서는 1과제당 10일 이상 소요되고 오류가 많았던 것에 비해 RCMS는 정산 증빙문서의 온라인 보관이 가능하고 정산 시간이 1일정도만 걸리는 등, 대폭 간소화 됐다.

◆RCMS 사용하기 위해서 필요한 것은?

RCMS는 협약 체결 후 사용 가능하며, 수행기관이 RCMS에 접속해 사업비 사용 내역을 등록하면 전담기관이 당일 등록된 금액만큼 사업비를 수행기관 사업비 계좌를 통해 카드 결제계좌로 일괄 이체하게 된다.

수행기관은 사업비 카드로 사업비를 사용한 후 비목 및 세목, 사용용도 등 관련 증빙을 RCMS에서 전자세금계산서 및 신용카드매출전표를 조회해 등록하고 그외 증빙문서는 스캐너를 이용해 전자화 문화로 전환해 등록하면 사업비를 실시간으로 받을 수 있게 된다.

사업비 신청 금액은 증빙과 일치하는 것이 원칙이나 마지막 거래에서 사업비 잔액이 부족한 경우, 일괄 처리된 공공요금, 세금, 사무용품비, 비품구입비, 복사비는 예외로 한다. 등록은 사업비를 사용한 다음 날로부터 20일 이내에 등록하는 것을 원칙으로 한다.

비목은 직접비와 간접비로 구성되며 직접비에는 인건비, 학생인건비, 연구시설·장비 및 재료비, 연구활동비, 연구과제추진비, 연구수당이 포함된다. 

수행기관은 사업비 요령과 평가관리지침에서 별도의 협약변경 절차가 필요하지 않다고 명시된 범위 안에서 기관별 사업비 총액은 유지하면서 비목과 세목별 계획금액을 임의 조정 가능하다.

RCMS에 대한 자세한 내용은 홈페이지(www.rcms.go.kr)에서 매뉴얼, 고객센터 질의응답, 자주 묻는 질문 등을 통해 익힐 수 있다.

평가원 관계자는 "RCMS는 편의성, 효율성, 투명성을 기반으로 연구기관과 전담기관, 국민 모두를 만족할 수 있는 연구비 관리 시스템"이라고 소개하며 "책자와 영상을 통해 쉽게 설명하는데 중점을 뒀다. 책자에는 사전준비부터 연구비 집행, 카드 사용까지 다양하게 질의응답형식으로 실어 RCMS를 이해할 수 있도록 했다"고 말했다.

이어 관계자는 "2차년도 사업부터 RCMS를 통해 정산을 할 예정으로 불필요한 정산과정을 대폭 줄여 연구자는 연구에 집중하고 중기지원 효과는 높였다"고 덧붙였다.